Opérations
Automatiser l’onboarding client après la signature
L’onboarding automatisé prépare le démarrage d’une mission à partir d’un événement confirmé, comme un devis accepté. Il rassemble les informations, crée la checklist et les tâches prévues, puis signale ce qui manque. Le projet n’est déclaré prêt qu’après validation des prérequis définis avec votre équipe.
Dans quelle situation est-ce utile ?
Après une vente, les informations sont souvent réparties entre devis, CRM, emails et outil de gestion de projet. Un système utile évite de recopier le même dossier, mais surtout empêche de lancer la mission alors qu’un accès, une pièce ou une décision manque.
Comment le processus fonctionne
- 01
Confirmer le départ
Utiliser un événement vérifiable : devis accepté ou autre condition convenue. Un email ambigu ne suffit pas à démarrer le projet.
- 02
Préparer le dossier
Créer les éléments autorisés à partir de vos modèles, avec une référence unique pour éviter les doublons lors d’une reprise.
- 03
Collecter les prérequis
Préparer le questionnaire et suivre les pièces attendues. Les mots de passe et clés d’accès passent par un canal sécurisé, pas dans un formulaire généraliste.
- 04
Valider le lancement
Présenter le dossier et les éléments manquants au responsable. Seule la validation convenue autorise le passage au statut prêt.
Ce qu’il faut préparer
- Un modèle de dossier, de tâches et de questionnaire réellement utilisé.
- Les conditions de démarrage : signature, acompte éventuel, accès et validation.
- Les droits nécessaires sur le CRM, le stockage et l’outil de gestion retenus.
Ce qui reste sous contrôle
Un doublon de notification ne doit pas créer un deuxième projet. Un échec partiel laisse une trace et reprend à l’étape prévue. Les droits des dossiers ne sont jamais élargis automatiquement à des personnes inconnues et les communications externes suivent vos règles d’approbation.
Comment mesurer l’intérêt du projet
Comparez le temps entre signature et dossier complet, le nombre de prérequis manquants au lancement et les minutes de ressaisie par projet. La mesure doit inclure le temps de supervision, pas seulement les étapes automatisées.
Les limites du périmètre
Un onboarding n’est pas une migration de votre CRM ni un remplacement complet de votre logiciel de gestion. Plusieurs processus indépendants ne sont pas regroupés artificiellement dans un seul forfait.
Quel budget et quel délai prévoir ?
Essentiel : 1 agent à 1 900 € HT (2 280 € TTC). Duo : 2 agents à 2 400 € HT (2 880 € TTC). Trio : 3 agents à 2 900 € HT (3 480 € TTC). TVA à 20 %. Pour Duo et Trio, les agents interviennent sur des missions complémentaires dans un même processus métier, défini au devis.
La configuration, les connexions prévues au devis, les tests et la fiche de fonctionnement sont inclus. Les logiciels tiers restent à votre charge, après validation de leur coût. Le délai de 7 à 9 jours ouvrés commence après acceptation du périmètre, encaissement de l’acompte et disponibilité des accès. Paiement : 50 % après devis accepté, puis 50 % à la livraison acceptée par écrit.
Consulter les forfaits et leurs conditions →Questions fréquentes
Le paiement peut-il faire partie des conditions de départ ?
Oui, si une preuve de paiement fiable et autorisée est disponible dans le périmètre convenu. Un statut saisi librement n’est pas équivalent à un encaissement vérifié.
Un agent suffit-il ?
Un agent peut couvrir une mission précise. Deux ou trois agents complémentaires peuvent coordonner le même processus. Le découpage et le forfait sont confirmés après examen de vos outils.
Vérifions ce qui peut fonctionner dans votre entreprise.
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